「info@〜」のような代表メールアドレス、
あなたの会社では誰が受信していますか？
私の実体験ですが、以前は全員がそのメールを受信設定している状態でした。
一見「誰でも確認できて安心」な体制に見えるかもしれませんが、
実はこれ、無駄のかたまりだったんです。
■ 関係ないメールにも“必ず目を通す”という無意識のコスト
人間って、自分に関係あるかないかに関係なく、
届いたメールにはとりあえず目を通してしまうんです。
・営業メール
・迷惑メール
・過去の対応済みの問い合わせ
・CCだけの確認メール
…これらを、毎日何十件、何百件と受け取って、
「これは自分に関係あるかな？」と確認している。
これが社員全員分だとすると、
人数 × 毎日の数分 → 月間で数十時間の無駄になってしまうんです。
■ 私は“メールを気にしすぎている人”は仕事が遅いと感じている
私はほとんどメールを見ません。
見ないようにしています。
なぜなら、
「メールを常に気にしている人は、他の仕事が進んでいない」
という現象を何度も目にしてきたからです。
- 通知が来るたびに作業が中断される
- 返信に追われて、作業は後回し
- 気になって何度も同じメールを開く
これ、実はすごく効率が悪いんですよね。
■ 解決策：メール共有アプリで“対応を分ける”
そこでおすすめしたいのが、
**メール共有アプリ（例：メールディーラー／リレーション）**の導入です。
メール共有アプリを使うと、
- 誰がどのメールを担当しているかが明確
- 対応履歴が残る
- 「誰かが処理したメール」が可視化される
- 二重対応や見落としが減る
つまり、全員がすべてを見る必要がなくなるんです。
自分が処理すべきメールだけが残っている状態になるので、
仕事に集中できますし、
「このメール、見た？」といった確認作業もなくなります。
■ 選別する人は1人、見る人も1人。それが一番速い
共有メールで大事なのは、“選別”の役割をしっかり決めることです。
「とりあえず全員で見ればいい」ではなく、
誰か1人が選別し、
必要な人にだけ見てもらう体制にする。
そうすることで、
毎日の“何となく目を通す時間”が一気に削減されます。
■ まとめ：「全員で見る」は安心じゃなく、非効率
代表メールを全員で受信する体制は、
一見「対応漏れ防止」のように見えて、
実際は**「工数のムダ遣い」でしかない**と思っています。
情報は見えすぎても混乱のもと。
むしろ「必要な情報だけが届く仕組み」を作ることが、
働く人の集中力と業務スピードを最大化する方法です。
