クレームメールを見るだけで、気が重くなる
通販業務、企業の窓口対応、会員制サービス。
どんな業種でも、クレームメールは必ず発生します。
開いた瞬間に、
「うわ…」
と気持ちが沈む。
- 読むだけで疲れる
- 文章を考えるのがつらい
- 丁寧に書かなきゃと思うほど手が止まる
- 対応後も気持ちを引きずる
こうした状態は、決して珍しくありません。
AIは高度なこともできる。でも最初は“身近なこと”でいい
AIというと、
「もっと高度な分析をするもの」
「専門知識が必要そう」
そんなイメージを持たれがちです。
ですが、最初から難しいことをする必要はありません。
むしろおすすめなのは、
「これ助かったな」と実感できる、身近な業務から使うことです。
その代表例が、クレーム対応メールです。
文章を考えなくていいだけで、心は驚くほど楽になる
私自身、文章を書くのが得意なタイプではありませんでした。
クレーム対応は特に苦手で、
- 言葉選びに悩む
- 感情を抑えながら書く
- 何度も書き直す
正直、消耗していました。
そこでAIを使い、
「クレーム対応メールの下書き」を作らせてみたところ、
この感覚が一変します。
- 文章構成を考えなくていい
- 感情を挟まずに済む
- 1分以内に下書きが完成する
この“楽になった体験”が、AIに慣れる最初の一歩でした。
クレーム対応でAIを使うときの基本的な考え方
ポイントは、AIに丸投げしないことです。
あらかじめ
「こういう文章にしてほしい」
という注意点を伝えるだけで、品質は安定します。
クレーム対応用・基本プロンプト例
あなたは企業のカスタマーサポート担当者です。
以下の条件を守って、クレーム対応メールを作成してください。
・感情的にならず、丁寧で落ち着いた文章
・相手の気持ちを一度受け止める表現を入れる
・言い訳はせず、事実を簡潔に説明
・会社としての立場は崩さない
・過度な謝罪は避け、誠意は示す
・結論と対応内容を分かりやすくまとめる
以下のクレーム内容に対する返信メールを作成してください。
この下に、実際のクレーム文を貼るだけです。
「AIに慣れる」は、成功体験の積み重ね
最初から
「業務全体をAI化しよう」
と考える必要はありません。
- クレームメールが1通、楽に書けた
- 気持ちが沈まずに対応できた
- 対応スピードが上がった
この小さな成功体験が、
「他の業務にも使えそうだな」
という次の一歩につながります。
AIの月額費用は、現場の“消耗対策費”
AI導入を
「コストがかかる」と感じる方もいます。
ですが実際は、
- スタッフのメンタル消耗を防ぐ
- 対応品質を安定させる
- 業務スピードを落とさない
人が疲れ切ってしまう前に使える、予防策です。
まとめ：まずは「助かった」を一度、体験してみよう
AIは確かに、もっと高度なこともできます。
ですが最初は、
「これ、助かったな」
と感じる場面を一つ作ること。
クレーム対応メールは、その入口として最適です。
文章をAIに任せるだけで、
現場の空気も、担当者の気持ちも変わります。
教えて嵐さん的ひとこと
AIは使いこなすものではなく、
慣れていくもの。
まずは一番つらい仕事から、手放してみましょう。
