紙の請求書、もう卒業！FileMaker Cloudで“見える化”＆時短できた話

かつて私が関わっていた現場では、毎月の請求業務に合計56時間もの時間が費やされていました。請求書はすべて紙で作成し、印刷して、封入して、切手を貼って郵送。今思えば、途方もない手間と時間がかかっていたのです。

この経験から、現在の会員制施設を立ち上げた際には、「請求書はメールで送る」ことをルールに決めました。もちろん、取引先によっては紙を希望される場合もありますが、「メールでお願いします」というひと言で、予想以上にすんなり受け入れられることも多いのです。

最近ではインボイス制度の影響もあり、「請求書はデータで受け取りたい」という企業や担当者も増えてきました。制度開始以前からメール送付のルールを取り入れていたことで、現在の体制がスムーズに運用できていると実感しています。

FileMaker Cloudを導入し、商品マスターや取引先マスターと連携したことで、請求書の作成は驚くほど簡単になりました。作成したPDFを添付して、個別にメール送信するだけです。ここまででもかなりの改善でしたが、請求先が30件を超えてくると、毎回メールを手作業で作成し、間違いなく添付して送信する作業にヒヤヒヤするようになりました。

請求書の金額や宛先は、絶対にミスが許されない領域です。そこで、私はFileMaker Cloudを少し改良し、定型文でメールに請求書PDFを添付し、一括送信できる仕組みを開発しました。

いまでは、画面上で送信対象にチェックを入れて、ボタンを1回クリックするだけで30件以上の請求書が一括で送信されます。かつて56時間かかっていた業務が、今ではわずか5分程度で完了するのです。

驚いたことに、私は当初、請求先が30件になるまで、スタッフが毎月請求作業にこれほど苦労していたとは気づいていませんでした。実際に仕組み化して初めて、「こんなにも負担だったんだ」と気づかされました。

ルールを見直す勇気、少しの工夫、そして仕組み化の力が合わされば、業務のストレスは劇的に軽減できます。FileMaker Cloudは、ただのシステムではなく、“誰かの仕事をラクにする道具”として、これからも進化させていきたいと思っています。