「今どきFAX？」
そんな声が聞こえてきそうですが、いまだにFAXを使っている会社、意外と多いです。
時代は電子帳簿保存法、請求書の電子化、ペーパーレス。でも、FAX文化がなかなか変わらない現場もあります。理由はさまざまですが、結局こうなります：
「FAXで送ってもらった方が見逃さない」
メールだと見落としが怖い。Web注文だと、数量の確認や履歴管理がしづらい。
何より「発注した・されてない」のトラブルが起きやすいんです。
私はFileMakerで発注書を作成していて、印刷画面から直接FAX送信できるようにしています。
この仕組みだと：
- 印刷ボタンから仮想プリンタ「FAX」を選ぶ
- 取引先マスターからFAX番号をコピペ（Ctrl+V）
- 発注書3件なら3回、席を立たずに完了
- 印刷しないから紙もインクも使わない
地味ですが、これだけで大きな時間短縮になります。
一方で、一番やっかいなのは「Web注文のみ」の取引先。
画面が使いづらかったり、FileMakerで作った数量とズレたら、二重入力になります。
もちろんメールでPDF添付しても良いんですが、
相手がFAXでの運用に慣れているなら、それに合わせた方がラクなことも多いです。
「時代に合わせる」ことも大事ですが、
“現場が混乱しないこと”の方が、もっと大事。
「無理に変える」より「使いやすく整える」方が、結果的に早いんです。
目次
あとがき
発注って地味だけど、トラブルが起きたときの損害は本当に大きいです。
だからこそ、自分たちのやりやすい仕組みで、しっかり送る。
それが一番安全な“昭和ハイブリッド”かもしれませんね。
