まだ紙で綴じてるの?|注文書の電子保存で“探す時間”をゼロにする方法

教えて嵐さん!まだ紙で綴じてるの?|注文書の電子保存で“探す時間”をゼロにする方法

「FAXで届いた注文書、ファイルに綴じてます」
──その運用、まだ続けますか?

多くの現場で、注文書は紙のまま保管されています。
届いたFAXをパンチで穴を開けてファイルへ。
一見ちゃんと管理しているようで、実は「探す」「捨てられない」「保管に困る」という地味なストレスを生み出しています。


目次

■ 注文書はスキャンで即保存!

私の現場ではこうしています:

  • 複合機でFAX注文書をスキャン→PDF化
  • ファイル名を注文番号に変更して保存
  • FileMakerからワンクリックでPDFを開けるボタンを配置
  • 紙はその場でシュレッダー処理。保管不要!

■ 効率化のメリットはこれ

  • 探す時間ゼロ:注文番号で即検索、即確認
  • 場所いらず:紙の山とサヨナラ
  • トラブル対応も早い:入力ミス・内容確認もクリック一発
  • 電子請求書時代に対応:注文書も“見える”ように整備

■ 紙で残すことがリスクになる時代

注文書の保存は法的義務ではありませんが、
万が一の確認・トラブル対処には非常に重要。
**「紙で安心」ではなく「探せる安心」**に切り替える時です。


■ FileMakerとの連携も簡単!

PDF保存フォルダを指定し、
注文番号と紐づけたスクリプトで
ボタン一つでPDFを開くだけのシンプル設計

中小企業こそ、こうした“地味だけど効く仕組み”が業務を守ります。


■ まとめ

注文書の電子保存は、
法対応のためじゃなく「現場の時短」のために取り入れるもの

「紙がないと不安」から、
「紙がなくても安心」へ。

今日からできる業務改善、始めませんか?


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